Google WorkspaceかMicrosoft 365か、中小企業はどちらを選ぶべきか

結論から言うと、どちらも業務ツールとして十分な完成度があり、優劣で決まる問題ではありません。判断の軸になるのは「今すでに何を使っているか」と「社内の作業スタイル」です。すでにExcelやWordのファイルが社内に大量にある会社ならMicrosoft 365、複数人でリアルタイムに1つのファイルを編集する機会が多い会社ならGoogle Workspaceが合いやすい、というのが目安です。

困りごとの場面

「メールとオフィスソフトをそろそろクラウド化したいが、Google WorkspaceとMicrosoft 365のどちらにすればいいのか分からない」という相談は、業務改善の支援をしていてよく聞きます。特に多いのが、担当者ごとに使っているソフトがバラバラで、ExcelファイルをGoogleドライブに置いている、あるいはGoogleスプレッドシートで作った資料をわざわざExcelに変換して取引先に送っている、というケースです。どちらか一方に統一したいが、片方に慣れている社員からの反発が怖くて決めきれない、という声もあります。比較サイトを見ても機能一覧が並ぶだけで、自社にとってどちらが向いているのかの判断材料にはなりにくいのが実情です。

比較表

判断基準：向く会社／向かない会社

Google Workspace向きの会社は、複数人で同じ資料を同時に編集する機会が多い、営業や店舗など外出先からスマホ・タブレットで確認する場面が多い、新しく採用する社員にも操作を覚えてもらいやすいシンプルさを重視する、といった特徴があります。逆に、取引先とのやり取りで複雑な数式やマクロ入りのExcelファイルを頻繁に受け渡ししている会社は、レイアウト崩れや動作の違いが起きる可能性があるため注意が必要です。

Microsoft 365向きの会社は、すでに社内の書類・帳票・過去データがExcelやWordの形式で大量に蓄積されている、経理や製造業などで複雑な数式・関数・マクロを使った業務フローが定着している、取引先とのファイルのやり取りがOffice形式前提になっている、といった会社です。一方で、これから新しくクラウド活用を始める小規模チームで、複雑な既存ファイルの資産がまだ少ない会社は、Google Workspaceのシンプルさのほうが導入コストを抑えられる場合もあります。

いずれの場合も、一般的にはメールアドレスの移行作業やファイルの移行作業が発生するため、「今何を使っているか」を一度棚卸ししてから選ぶと、移行後のトラブルを減らせます。

まとめ・次の一歩

Google WorkspaceとMicrosoft 365は、どちらが優れているというより「今の業務スタイルとの相性」で選ぶものです。まずは社内でどちらの形式のファイルが多いか、共同編集の頻度はどれくらいかを整理してみることをおすすめします。どちらが自社に合うか判断に迷う場合は、無料相談で現状の業務環境を一緒に整理することもできますので、お気軽にお声がけください。