顧客管理はkintoneかスプレッドシートか

この記事で分かること

顧客管理をkintoneのような業務改善プラットフォームに移すべきか、Googleスプレッドシートのまま運用を続けるべきか。従業員10人以下くらいの会社を想定して、判断基準を整理します。結論としては、ツールの前に「入力ルール」を決められているかどうかが分かれ目です。

困りごとの場面

業務改善の相談を受ける中で多いのが、「顧客リストがスプレッドシートで管理されているが、担当者ごとに更新の仕方がバラバラで、誰がいつ更新したか分からない」という悩みです。件数が少ないうちはスプレッドシートで十分ですが、担当者が増えたり、対応履歴を残す必要が出てきたりすると、1つのシートだけでは管理しきれなくなっていきます。

よくあるのが、担当者Aさんの列と担当者Bさんの列で入力のルールが微妙に違っていて、後から集計しようとしたときに表記ゆれで正しく数えられない、というケースです。これはツールの問題というより運用ルールの問題なので、kintoneに移行しても、入力ルールを決めずに始めれば同じことが起こります。ツールを変える前に、まず「何を」「どの粒度で」記録するかを決めておくことが欠かせません。

比較：kintoneとGoogleスプレッドシート（公式サイトの情報をもとに整理）

判断基準：向く会社／向かない会社

向く会社

• 顧客対応の担当者が複数人おり、対応履歴を1か所にまとめて共有したい会社
• 入力項目を統一して、担当者による表記ゆれをなくしたい会社

向かない会社

• 顧客数がまだ少なく、1人か2人で管理できている会社（無理に移行するより、まずスプレッドシートの入力ルールを整える方が先です）
• 画面を作り込む時間や担当者を割けない会社
• 入力ルールを決める前にツールだけ変えようとしている会社（先にルールを決めないと、移行しても同じ問題が続きます）

移行するにしても、まずは今使っているスプレッドシートを見直し、必須項目・入力の書き方・更新のタイミングをルール化してみることをおすすめします。それだけで運用が改善するケースも多く、その上でなお足りない部分があれば、kintoneのような仕組みの出番です。

また、移行を決めた場合も、既存の顧客データをすべて一度に移そうとすると作業が止まってしまいがちです。まずは今後の新規顧客分だけ新しい仕組みで管理を始め、既存分は少しずつ移していく、という進め方の方が現実的な会社も多いと感じています。

まとめ・次の一歩

顧客管理の仕組みは、件数や担当者の人数が増えるタイミングで見直すのがちょうどよいと感じています。今すぐkintoneに移行するかどうかより、まずは今のスプレッドシートの入力ルールが統一されているかを確認してみることをおすすめします。

移行を検討する段階になったら、公式サイトで最新の機能と料金を確認してください → kintone

自社の顧客管理の運用を一緒に見直したい場合は、無料相談で現状のシートを見せていただきながらお話しすることもできますので、お気軽にご相談ください。