Notionで社内マニュアルをつくる、小さな会社での使い方

この記事で分かること

Notionで社内マニュアルを作ることを検討している方向けに、実際に使い始めて感じたことをまとめます。結論から言うと、少人数のチームで新しいメンバーへの引き継ぎ資料を整えたい場合には有力な選択肢ですが、承認フローが必要な文書や、紙のまま残す必要がある書類には向きません。

困りごとの場面

業務改善の支援先でマニュアル類の整理をお手伝いする機会が多いのですが、多くの会社で「マニュアルがWordやExcelのファイルで散らばっていて、どれが最新版か分からない」という状態を目にします。フォルダの奥にしまわれたまま更新されず、担当者が異動すると同じ質問が繰り返される、というのはよくある困りごとです。私自身もNotionを使い始めたのは最近で、これまでのGoogleドキュメントやスプレッドシートでの管理と比べてどう違うのかを、実際に触りながら確認しているところです。

使い始めて感じたのは、ページの中に別のページを入れ子にできる構造が、業務のマニュアルとは相性が良いということです。全体の目次を1つのページにまとめておき、そこから各業務の詳細ページへ辿れるようにすると、フォルダを何階層も掘る必要がなくなります。一方で、表計算のような細かい集計や、印刷を前提にした帳票づくりには向いていないため、用途を分けて使うことになりそうだ、というのが今の実感です。

手順：Notionでマニュアルを作る流れ

1. まず「マニュアル」用のトップページを1つ作り、部門や業務ごとにサブページを分ける
2. よく使う手順はテンプレート機能で型を作っておき、更新のたびに一から書き直さない
3. 画像や表を貼り付けて、文字だけでは伝わりにくい操作手順を補う
4. 更新日と更新者が分かるようにページの冒頭に記載する
5. 検索機能を使えば、フォルダ階層を覚えていなくてもキーワードで目的のページに辿り着ける

比較：Notionと従来のファイル管理

判断基準：向く会社／向かない会社

向く会社

• 少人数で、新しく入ったメンバーへの引き継ぎ資料を整えたい会社
• マニュアルの更新頻度が高く、常に最新版を1か所にまとめておきたい会社

向かない会社

• 押印や承認フローが必要な正式文書を扱う会社（別途、稟議・契約書管理の仕組みが必要です）
• パソコン操作に不慣れな社員が多く、新しいツールを覚える負担の方が大きい会社
• すでに社内に定着したマニュアル管理の仕組みがあり、乗り換えるメリットより移行の手間が大きい会社

導入する際は、いきなり全社のマニュアルを移そうとせず、まず1つの部署、1つの業務だけを試しに作ってみることをおすすめします。実際に使ってみて「検索しやすくなった」「更新が楽になった」と感じられれば、そこから範囲を広げていく方が、途中で挫折しにくいと感じています。

まとめ・次の一歩

Notionは、少人数のチームで「あとから入った人が迷わない」ようにマニュアルを整える場面では使いやすいツールだと感じています。まだ使い始めて日が浅いので、引き続き実際の運用を通じて分かったことは追ってお伝えします。

公式サイトで機能や料金を確認する → Notion

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