会議の議事録をAIに任せる手順：録音→要約→共有までの最短ルート

結論から

会議の議事録は、スマホで録音してAIに要約させれば、専用の高価なツールを導入しなくても十分に実用的な形にできます。私自身、支援先とのミーティングでこの方法を使っており、録音から共有までの一連の流れを型として持っています。この記事では、その手順をそのまま紹介します。ITに詳しくない担当者でも、今日から真似できる内容です。

議事録づくりが後回しにされる理由

多くの中小企業で、議事録は「誰かが手が空いたときに書く」ものになっています。会議中にメモを取りながら発言もするのは負担が大きく、結局メモが断片的になり、後から見返しても何が決まったのか分からない。そうこうしているうちに次の会議が来て、前回何を決めたか誰も正確に覚えていない、という状態です。

会計事務所でも製造業の現場でも、この悩みは共通していました。議事録専任の担当者を置く余裕はなく、かといって議事録がないと「言った・言わない」のすれ違いが起きます。特に複数の担当者が関わる案件では、決定事項と宿題が曖昧なまま次の打ち合わせに進んでしまい、同じ議論を繰り返すことになりがちです。

手順:録音から共有まで

私が実際に行っている手順は、次の4ステップです。

1. 会議の冒頭で録音を開始する。スマホの録音アプリ、または使っているAIサービスの録音機能で構いません。参加者には「記録用に録音します」とひと言伝えておきます。
2. 会議後、録音データを文字起こしする。使っているAI(ChatGPTやClaudeなど)の音声入力機能、または録音アプリの文字起こし機能を使います。長時間の会議は分割して読み込ませると精度が安定します。
3. 文字起こしをAIに読み込ませて要約を依頼する。このとき「決定事項」「宿題(誰が・いつまでに)」「次回までの期限」の3点に整形するよう指示します。ただ要約させるだけでなく、この3分類を毎回指定するのがポイントです。
4. 整形された内容を確認し、そのまま共有する。チャットやメールで参加者全員に送ります。誤変換や固有名詞のズレがないかだけ人の目でチェックします。

この手順で、会議終了から共有まで15分程度で終わることがほとんどです。会議中にメモを取る負担もなくなるため、参加者は議論そのものに集中できます。

判断基準:向く会社・向かない会社

向く会社

• 定例会議が多く、決定事項の記録が毎回後回しになっている
• 参加者が複数で、後から「誰が何をやるか」が曖昧になりやすい
• 議事録専任の担当者を置く余裕がない

向かない会社

• 会議の内容に高い機密性があり、社外のAIサービスに音声・文字データを送ることに社内規定上の制約がある(この場合は入力しない、またはデータを学習に使わない設定のサービスを選ぶ必要があります)
• そもそも会議の回数が少なく、記録の手間より口頭確認で足りている
• 参加者が録音そのものに強い抵抗感を持っている

特に機密性の高い会議では、AIに読み込ませる前に社名や個人名を一般名詞に置き換えるなど、扱い方の工夫が必要です。この点は別の記事でも詳しく触れています。

まとめ:次の一歩

議事録づくりは、特別なツールを導入しなくても、録音とAIの組み合わせだけでかなりの部分が自動化できます。まずは1回の会議で試してみて、決定事項の抜け漏れがどれだけ減るかを実感していただくのが一番早い方法です。自社の会議の性質に合わせてやり方を整えたい場合は、無料相談で具体的な進め方をご相談いただけます。