社内チャットツール導入で失敗しないための3つの確認事項

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結論

社内チャットツールを導入する前に、①既存の連絡手段のどこまでを置き換えるか、②通知ルールをどう設計するか、③取引先との併用をどうするか、この3点を決めておくことをおすすめします。この3つを曖昧にしたまま導入すると、ツールだけが増えてメールと併用され続けたり、通知が多すぎて業務が止まったりしがちです。

困りごとの場面

社内チャットツールを導入する会社は増えていますが、「導入したのに定着しない」という相談をよく聞きます。

よくあるのが、チャットツールを入れたはずなのに、結局メールでのやり取りが続いてしまうケースです。「大事な連絡はメールで」という暗黙の了解が残ったままだと、同じ内容をチャットとメールの両方で送ることになり、かえって手間が増えます。二重管理になれば、どちらを見ればいいか分からなくなり、そのうち誰もチャットを見なくなってしまいます。

逆に、通知の設定を決めないまま全員を全チャンネルに入れてしまい、通知が鳴りっぱなしで業務が止まる、という声もあります。特に現場作業が中心の部署では、スマートフォンに次々と通知が来ることで、かえって集中を妨げる原因になりかねません。

こうした失敗は、ツール自体の良し悪しというより、導入前の設計不足によって起きることが多いです。ここからは、導入前に確認しておきたい3つのことを順番に整理します。

手順：導入前に確認すべき3つのこと

1. 既存の連絡手段との置き換え範囲を決める

まず、これまで使っていたメールや電話、口頭連絡のうち、どこからどこまでをチャットに置き換えるのかを最初に決めておきます。「全部をいきなり切り替える」のではなく、「社内の日常的な連絡はチャット、正式な承認や契約に関わる連絡はメールのまま」といった線引きを、導入前に決めて周知しておくと迷いが少なくなります。

置き換える範囲が決まったら、いつから切り替えるかの期限も併せて決めておくと、メールとチャットが並行して使われ続ける期間を短くできます。

2. 通知ルールを設計する

次に、誰にどの通知を届けるかを設計します。全員が全チャンネルの通知を受け取る設定のままでは、必要な連絡が埋もれてしまいます。

• 部署やプロジェクトごとにチャンネルやグループを分ける
• 全員への一斉連絡と、担当者だけへの連絡を分けて使う
• 業務時間外の通知はオフにできる設定を確認しておく
• 緊急連絡は別の手段（電話など）を残しておく

通知ルールは一度決めたら終わりではなく、実際に使いながら「多すぎる」「足りない」を確認して調整していくものだと考えておくと、導入初期のつまずきを減らせます。

3. 取引先との併用可否を確認する

最後に、社外の取引先とのやり取りにもチャットツールを使うのか、社内利用に限定するのかを決めておきます。取引先によっては、セキュリティ上の理由で特定のツールを使えない、あるいは自社にはメールでの連絡を希望する、という場合もあります。

社外とのやり取りにも使う場合は、取引先ごとに使えるツールが異なる可能性があるため、無理に一本化しようとせず、社内は新しいチャットツール、社外は従来どおりメールという形で分けて運用する会社も少なくありません。

判断基準：向く会社／向かない会社

向く会社

• 社内の日常的な連絡が多く、メールのやり取りに時間がかかっていると感じている会社
• 部署やプロジェクトをまたいだ情報共有を整理したい会社
• 通知ルールを決めて運用する担当者を決められる会社

向かない会社

• 正式な承認や契約に関わる連絡が中心で、記録として残る形式を重視する会社
• 取引先との連絡がメール中心で、社内だけ別ツールにする効果が小さい会社
• 導入後の通知ルールを見直す担当者を置けず、放置してしまいそうな会社

まとめ・次の一歩

社内チャットツールは、置き換える範囲・通知ルール・取引先との併用可否の3つを導入前に決めておくかどうかで、定着するかどうかが大きく変わります。ツールの候補としては、国内で導入実績の多いChatworkなども選択肢の一つです。Chatwork

どのツールが自社に合うか、今の連絡手段のどこを整理すればよいか迷う場合は、無料相談で現状のやり取りの仕方からお聞きすることもできますので、お気軽にご相談ください。